fbpx
Selektywna komunikacja wewnętrzna – co to takiego?

Selektywna komunikacja wewnętrzna – co to takiego?

Czy wiesz co to takiego selektywna komunikacja wewnętrzna, czyli komunikacja prowadzona do wybranej grupy odbiorców? Poznaj więcej szczegółów.

Pewnie już to wiesz, że komunikacja masowa, do wszystkich nie jest efektywna, a przy tym sporo kosztuje. Tę prawdę doskonale znają marketerzy, którzy opracowują strategie komunikacji i podejmują decyzje jakie komunikaty będą przekazywane jakiej grupie odbiorców. Ale to tylko część prawdy. Trzeba też zadbać, by komunikacja była dwustronna. Jest to szczególnie ważne kiedy mowa o komunikacji wewnętrznej. 

Jest kilka argumentów za:

  • spore grono pracodawców postrzega komunikację wewnętrzną jako wąskie gardło,
  • procesy komunikacji wewnętrznej nie są priorytetem w firmie,
  • działania komunikacji wewnętrznej są prowadzone ad hoc,
  • brakuje konkretnej osoby w firmie, która odpowiadałaby za komunikację wewnętrzną.

Do tego dodajmy powszechnie znane fakty, że komunikacja wewnętrzna zmienia się ponieważ zmieniają się ludzie, otoczenie wokół nas i dostępne narzędzia. Zmieniamy nasze nawyki i mamy coraz większe oczekiwania.

Komunikacja PUSH

To komunikacja skierowana do wybranej grupy, zazwyczaj wszystkich pracowników, zazwyczaj jednostronna. Zarząd za pośrednictwem osoby odpowiedzialnej za komunikację wewnętrzną przekazuje informacje, które są ważne (w opinii zarządu) a dotyczą całej firmy i wszystkich pracowników.

Nazwa PUSH (pchać) doskonale oddane sedno takiego procesu komunikacji. W sposób kaskadowy przekazywane są informacje od zarządu do menedżerów, a ci powinni dzielić się tymi informacjami ze swoimi pracownikami. Powinno, ponieważ nie zawsze tak robią.

Ten powszechny sposób komunikacji wewnętrznej ma swoje wady, choćby takie jak:

  1. informacja jest traktowana jako narzędzie władzy, osoby na wyższym szczeblu mają tendencję do zatrzymywania (ograniczania) i modyfikowania przekazów; pracownicy otrzymują okrojoną informację, do tego bardzo często podaną wraz z osobistym komentarzem menedżera,
  2. informacje są przekazywane z opóźnieniem,
  3. informacje są przekazywane za pośrednictwem środków (nie zawsze efektywnych) jak e-mail (pracownicy biurowi) i tablice ogłoszeń (pracownicy niebiurowi), a pracownicy nie chcą czytać zbyt długich komunikatów.

Wprawdzie w ostatnich latach pracodawcy zainwestowali w nowe środki komunikacji – ekrany (filmy, prezentacje), to choć komunikaty z informacjami od zarządu są przekazywane wielokrotnie, to pracownicy zdarza się, ze w ogóle nie zwracają na nie uwagi. Zachowują się tak jak widzowie ignorujący reklamy w telewizji.

Drugim ważnym powodem ignorowania komunikatów Push jest fakt, że nie odpowiadają one na pytania pracowników i z punktu widzenia pracownika to raczej propaganda niż przekazywanie ważnych informacji.

Komunikacja PULL

Ale można inaczej. Kiedy chcesz szybko poznać odpowiedź na swoje pytanie, masz dostęp do internetu, to zapewne korzystasz z przeglądarki. Wpisujesz swoje pytanie i czekasz jakie linki wyświetli Ci przeglądarka, następnie przeglądasz wyniki jeden po drugim, aż uzyskasz odpowiedź. Taki rodzaj poszukiwania informacji to PUSH (ciągnij).

Ten proces zmienia zadania przydzielone nadawcy i odbiorcy. Zadaniem nadawcy, czyli w przypadku komunikacji wewnętrznej – pracodawcy, jest opracować odpowiedź na potencjalne pytania. Gromadzi się je w zbiorze, do którego dostęp mają wszyscy pracownicy. O ile jest to oczywiste w przypadku pracowników biurowych, którzy mają nieograniczony dostęp do intranetu, to troszkę więcej zachodu wymaga troska o dostęp dla pracowników niebiurowych.

W ten sposób działamy poszukując informacji w przeglądarce, w Wikipedii.

Faktycznie rozwiązania oparte o korzystanie z internetu sprawdzają się najlepiej. Ale większym problemem jest wypełnienie zbioru informacji właśnie informacjami, pogrupowanymi według haseł. Kiedy pracodawca zdecyduje się na wdrożenie nowego modelu komunikacji wewnętrznej, jego zadanie skupia się przede wszystkim na uzupełnianiu informacji.

Z drugiej strony, pracownik też ma swoje prawa i obowiązki. Ma prawo wiedzieć, ale i ma obowiązek poszukać informacji w zbiorze informacji udostępnionych przez pracodawcę. To stosunkowo nowe podejście. Z pewnością wymaga zmiany kultury organizacji, w której jedną z wartości jest szczerość i otwartość.

Julita Dąbrowska

Julita Dąbrowska

Autorka bloga, na co dzień pomaga firmom budować marki korporacyjne i marki pracodawców (współpraca ad hoc oraz współpraca projektowa). Punktem wyjścia jest odkrycie czym dana organizacja wyróżnia się od innych. W tym celu prowadzi badania jakościowe i ilościowe, przeprowadza diagnozę organizacji na podstawie już pozyskanych informacji i raportów, pomaga w opracowywaniu i weryfikacji strategii marki i strategii komunikacji marki. Szkoli dzieląc się swoją wiedzą na blogu, na łamach książek i e-booków, w trakcie szkoleń stacjonarnych i online, 

O komunikacji wewnętrznej

Polecam Twojej uwadze inny wpis na ten temat. 

Czy chodzi o komunikację wewnętrzną czy o współpracę?

W tym wpisie zadaję ważne pytanie – jaki jest cel komunikacji wewnętrznej. Zajrzyj, by dowiedzieć się więcej. 

O komunikacji wewnętrznej

O komunikacji wewnętrznej

Zazwyczaj kiedy pada hasło – komunikacja wewnętrzna – to od razu wymieniane są narzędzia, jak biuletyny, plakaty, tablice, spotkania, pikniki. Wielu HR-owców szuka szybkich, uniwersalnych narzędzi, by polepszyć komunikację wewnętrzną. Trudno jednak radzić jakiejś firmie co ma robić, nie zadając pytania – czemu ma służyć komunikacja wewnętrzna.

Inny jest obieg informacji w firmie, w której wszyscy pracownicy mają komputery, a inny w firmie handlowej, w której pracownicy spędzają większość czasu w samochodach dostawczych, a jeszcze inny w firmie produkcyjnej, w której zdecydowana większość pracowników nie ma swojego komputera.

Moim zdaniem komunikacja wewnętrzna ma służyć współpracy wewnętrznej. Odpowiada za nią każda osoba w firmie, choć wzór jak się komunikować z pewnością wypracowują menedżerowie (zarząd) najwyższego szczebla. Ma to oczywiście związek z kultura organizacji, ale to już temat na osobny wpis.

Prawdą jest też, że właściwie wszystko co robimy w pracy, ma związek z komunikacją wewnętrzną. Czas reakcji ma znaczenie, nie mówiąc już o savoir-vivre! Cały czas coś poprawiamy (mam taką nadzieję), ale też cały czas coś na zaskakuje. Przed wszystkim fakt, że ktoś inaczej niż było to naszą intencją coś zrozumiał i coś potem zrobił.

Jeżeli komunikacja wewnętrzna ma faktycznie służyć współpracy, to informowanie innych – jako jeden z celów komunikacji – ma dostarczać informacje i przynosić korzyści nadawcy i odbiorcom z bycia poinformowanym. Zbyt skomplikowane? Zbyt ogólne? Oto kilka przykładów.

Przykład 1: Chcemy poinformować pracowników, nad czym pracuje dany dział

Pamiętam, jak bedąc pracownikiem koncernu FMCG regularnie spotykaliśmy się z przedstawicielami innych działów na comiesięcznych odprawach. Każda z osób obecnych na spotkaniu, a grupa liczyła nawet 30 osób, krótko opowiadała o tym, nad czym właśnie pracuje. Spotkanie takie trwało nieraz cały dzien, ale było dobrą okazją do wymiany informacji. Po każdym spotkaniu przygotowywana była notatka, którą następnie otrzymywali wszyscy obecni na spotkaniu, a także inne osoby, które miały być poinformowane.

Przykład 2: Chcemy poinformować pracowników o nowościach rynkowych

Drugą dobrą praktyką w firmie FMCG były działania marketingowe kierowane do klientów wewnętrznych. Wszystkich interesowało to nad czym pracuje dział marketingu. W naszych pokojach było mnóstwo przykładów materiałów reklamowych, ale kiedy zbliżał się dzień premiery rynkowej, ciekawość osiągała szczyty. Zawsze obowiązywał pewien bardzo ważny zwyczaj. W dniu, w którym nowy produkt był wysyłany po raz pierwszy do klientów, do hurtowni, wszyscy pracownicy – w biurze, w zakładzie produkcyjnym – otrzymywali próbki produktów wraz z listem i informacją, co niedługo będzie się działo, a więc informacje o kampanii reklamowej i promocjach. W efekcie wszyscy pracownicy firmy byli zainteresowani nowościami. Bardzo często otrzymywaliśmy informacje o tym, gdzie już można kupić nowe produkty, czy się podobały i co inni myślą o nowościach.

Przykład 3: Chcemy poinformować pracowników, jakie są wyniki badania opinii pracowników

Smutna prawda jest taka, że choć wielu pracodawców przeprowadza badania satysfakcji, zaangażowania czy badanie opinie pracowników, to tylko część z nich chce dzielić się informacjami jakie wnioski można wyciągnąć z tych badań właśnie z pracownikami. Ważny jest też czas jaki upływa od zebrania ankiet do zaprezentowania wyników pracownikom. Badania takie wymagają analizy statystycznej i zazwyczaj jest to czas ok. 4 tygodni. Potem raport ląduje na biurku dyrektora HR, prezesa i pracodawca już wie, co zmieniło się w firmie oraz jak te zmiany oceniają pracownicy. Można i należy wykorzystać różne formy prezentowania informacji, od prezentacji z wyświetlaniem tabelek, wykresów i komentowaniem co się zmieniło na plus i na minus. Ale równie ważne są dyskusje w każdym dziale i analizowanie dlaczego coś się zmieniło i dlaczego coś się nie zmieniło. Kolejnym krokiem powinien być wybór celu działań naprawczych na kolejny rok.
Co ważne działania te wcale nie muszą być sztampowe. Można skorzystać z technik kreatywnych, zorganizować grę szkoleniową, zorganizować sesję z trenerem zewnętrznym. To co jest najważniejsze to przeprowadzenie dyskusji i zrozumienie dlaczego wyniki badania są takie jakie są.

Przykład 4: Jak okazać wsparcie i uznanie pracownikom

Temat życiowy. W badaniach pracowników kwestia relacji z przełożonym odgrywa bardzo ważną rolę. Polscy menedżerowie kiepsko sobie radzą z okazywaniem wsparcia i uznania. Znacznie lepiej radzą sobie z przekazywaniem bieżących informacji zwrotnych, które są istotne by wykonać powierzone zadania. U jednego z moich klientów przeprowadziliśmy serię super szczerych rozmów i sporządziliśmy listę codziennych sytuacji, w których przełożony uczył się jak okazywać wsparcie. Tak naprawdę chodziło o podziękowanie za pracę, ale w sposób naturalny i co najważniejsze szczery, tak by podwładny poczuł, że to co robi ma znaczenie. I tutaj także wykorzystaliśmy techniki kreatywne.

Temat komunikacji wewnętrznej będzie wracał jak bumerang. Mamy coraz więcej narzędzi komunikacyjnych, ale jeśli ktoś nie będzie chciał się zmienić i lepiej komunikować, to nawet te inteligentne gadżety niczego nie zmienią. A ponieważ w wielu firmach komunikacja z klientem zewnętrznym jest już realizowana w czasie rzeczywistym, to tym bardziej będzie rosłą presja na pracodawców, by w podobny sposób traktowali pracowników jako klientów wewnętrznych. 

Przykład 5: Jak angażować pracowników w akcje CSR-owe pracodawcy? 

Pracodawcy wpisali akcje CSR-owe w kalendarz systematycznych działań. Mogą być prowadzone w formie wolontariatu lub akcji na rzecz społeczności lokalnej. Jeszcze na przełomie XX i XXI wieku w akcjach wolontariatu pracowniczego brało udział ponad 50 proc. pracowników, dziś pracodawca uznaje. że udział 20 proc. pracowników to duży sukces. A przecież jako Polacy bardzo chętnie bierzemy udział w akcjach społecznych. 

Polecam raport opublikowany na stronie LINK

Czy chodzi o komunikację wewnętrzną czy o współpracę?

Czy chodzi o komunikację wewnętrzną czy o współpracę?

Czy chodzi o komunikację wewnętrzną czy o współpracę?

Niemalże każda firma dbająca o swój wizerunek i markę pracodawcy wciąż poprawia komunikację wewnętrzną. Na pytanie dlaczego dostaję odpowiedź, że tak wynika z badań opinii pracowników oraz z podsumowania ocen rocznych.

Firmy ponoszą znaczące inwestycje w poprawę komunikacji, a w kolejnych latach problem wciąż jest nierozwiązany. Dlaczego?
 
O jakich inwestycjach mowa? Podsumujmy te najważniejsze.
  1. Chodzi o szkolenia dla menedżerów, w ramach których uczą się jak przebiega proces komunikacji, jak budować asertywne komunikaty by nie urazić, przekazać informację zwrotną ale i okazać uznanie, wsparcie i podziękowanie. W podobnych szkoleniach biorą udział osoby odpowiadające za tzw. miękki HR, komunikację wewnętrzną, działania employer brandingowe.
  2. Kolejny wydatek to wdrożenie systemów informatycznych (intranet, sieć wewnętrzna) umożliwiających szybki dostęp do firmowych informacji, takich jak regulaminy, formularze, kalendarze firmowe, jak również możliwość przeczytania biuletynów firmowych. Taki system jedynie zapewnia możliwość przesyłania i odbierania informacji, natomiast nie spowoduje poprawy komunikacji w firmie.
  3. W firmach produkcyjnych, zdecydowana większość pracowników niebiurowych nie ma w ogóle dostępu bezpośredniego do intranetu. Oczywiście są tzw. kioski informatyczne – terminale wykorzystywane zazwyczaj wtedy, kiedy trzeba wypełnić wniosek urlopowy lub wniosek ZFŚS. Sprawdzają się tablice informacyjne, które są dobrym źródłem krótkich i ważnych informacji. Nikt przecież nie będzie stał i czytał np. 24-stronicowej gazetki wewnętrznej.
  4. Wiele firm, zwłaszcza produkcyjnych drukuje przecież firmowe gazetki wewnętrzne. Ich koszt zależy od nakładu, częstotliwości wydawania, formatu (liczba stron, rodzaj papieru) i kosztów redakcji i edycji.
Czy jednak fakt, że firma inwestuje w różnorodne środki komunikacji wewnętrznej rzeczywiście poprawia komunikację wewnętrzną? Szczerze wątpię.
 
Zadajmy sobie pytanie czy naszym celem jest faktycznie poprawa komunikacji wewnętrznej, czy też poprawa współpracy wewnątrz i na zewnątrz firmy? Im większe mam doświadczenie, im dłużej pracuję z różnorodnymi firmami, tym więcej mam pewności, że sedno tkwi właśnie w poprawie współpracy.
 
Mając nawet skromne możliwości techniczne, można się lepiej komunikować. Liczy się intencja, dobór komunikatu, adekwatność (szybkość i zawartość) i chęć komunikowania się. Tak jak różnymi jesteśmy ludźmi, tak rożne mamy potrzeby komunikacji z innymi, tak różnie wyobrażamy sobie najlepszy sposób komunikacji. Wciąż będziemy dążyć do jej poprawy, ponieważ jak dotąd nie czytamy w myślach / intencjach innych. Choć patrząc na rozwój technologii, być może wizja “Raportu mniejszości” wkrótce się spełni. Obawiam się jednak, że pojawią się nowe trudności, a my nadal będziemy starać się poprawić proces komunikacji z innymi osobami.
 
Dziś śmiało można powiedzieć, że nowinki technologiczne dramatycznie zmieniły nasze relacje społeczne. Komunikujemy się z drugim człowiekiem bezpośrednio, ale wcale to nie znaczy, że zawsze twarzą w twarz, można także przez smartfona – porozmawiać, wysłać SMS-a, zagadać w sieci (w serwisach takich jak Facebook, Linkedin) czy wysłać krótki film wideo, by wymienić te podstawowe możliwości.
 
Dlatego zapraszam na bezpłatne webinarium, już 28 listopada 2017. Opowiem o zmianach społecznych, które nieubłaganie nadchodzą i zmienią nasze relacje społeczne, w tym przede wszystkim sposoby i kanały komunikacji. Konieczna jest rejestracja. W webinarium weźmie udział tylko 100 osób, a zapis webinarium nie będzie nigdzie dostępny.
Szkolimy już od 18 lat!

Szkolimy już od 18 lat!

Szkolimy już od 18 lat!

Szkolenia od zawsze były i są ważną częścią działalności mojej firmy. Jesteśmy dumni z tego jak wiele osób skorzystało z naszej oferty, z wieloma z nich nadal utrzymujemy kontakt. Pierwszą ofertą był 12-tygodniowy kurs „Wstęp do zagadnień Public Relations”, którego celem było zapoznanie uczestników z dziedziną Public Relations i jednocześnie przekazanie wszystkich niezbędnych wskazówek jak odnaleźć się jako specjalista ds. PR na co dzień. Swoją wiedzą dzielili się nie tylko praktycy PR, ale również socjologowie, psycholodzy, dziennikarze. Kurs ten był prowadzony kilka razy w roku, w formule 12-tygodniowej (zajęcia w środy popołudniu), jak i 6-tygodniowej (zajęcia w soboty) i obejmował 40 godzin zajęć. W sumie odbyło się 27 edycji kursu, ostatni w 2015 roku. Przeszkolonych zostało ponad 300 osób. Kurs był objęty patronatem: PSPR, SMG/KRC, Mediarun.pl, Jobpliot.pl. 

W 2004 roku uruchomiliśmy kurs dla zaawansowanych specjalistów ds. PR „Wybrane zagadnienia Public Relations”, który obejmował 40 godzin. Zajęcia prowadzili eksperci Public Relations, dziennikarze, socjologowie oraz psycholodzy. Integralną częścią zajęć były warsztaty wystąpień przed kamerą oraz warsztaty komunikacji z trudnymi osobami. 

W latach 2007-2011 opracowaliśmy specjalną ofertę szkoleń dedykowanych pracownikom administracji publicznej, w szczególności warsztaty na temat pisania i redagowania tekstów informacyjnych, warsztaty wystąpień publicznych przed kamerą, oraz warsztaty przygotowujące rzeczników prasowych do radzenia sobie w sytuacjach kryzysowych. W sumie w szkoleniach tych uczestniczyło ponad 1000 osób reprezentujących urzędy centralne, urzędy marszałkowskie i wojewódzkie oraz urzędy miast. 

Od 2011 roku jestem również wykładowcą akademickim, prowadzę zajęcia fakultatywne dla studentów studiów II stopnia z takich przedmiotów jak „Ewaluacja Public Relations”, „Employer Branding” oraz „Branding”. 

Również od 2011 roku organizuję corocznie Forum Employer Brandingu, którego celem jest dzielenie się wiedzą na temat praktyk budowania marki pracodawcy. 

Przez wiele lat współpracowałam z wybranymi firmami szkoleniowymi, takimi jak ECU Marketing, KDK Info, Institute for International Research, AG Adesso i prowadziłam szkolenia i warsztaty z marketingu, Public Relations, strategii marketingowej oraz employer brandingu i komunikacji wewnętrznej. 

Jestem też gościem konferencji branżowych. Prowadzę też szkolenia zamknięte dla firm i instytucji. Moimi klientami były takie organizacje jak: Colgate-Palmolive, Coty Polska, Dobroplast, Fundacja Wspólna Droga, IJHARS, Narodowy Bank Polski, MediaPromotion, OPZZ, Polski Czerwony Krzyż, Sapa Aluminium, Velvet CARE, Wojewódzki Urząd Pracy w Warszawie, Warszawski Uniwersytet Medyczny. 

W trakcie 5. Forum Employer Brandingu rozmawialiśmy o komunikacji wewnętrznej

O komunikacji wewnętrznej

21.10.2015 odbyło się 5. Forum Employer Brandingu, którego tematem wiodącym była komunikacja wewnętrzna i jej związek z budowaniem marki pracodawcy.

Wysłuchaliśmy prelekcji przedstawiających różne punkty widzenia:

  • prezesa zarządu / dyrektora generalnego – Ambra SA
  • dyrektora HR – K2, SAS Institute
  • osoby odpowiadającej za komunikację wewnętrzną – Future Processing
  • top menedżera – Kronsberg Automotive
  • dyrektora ds. komunikacji biznesowej – DB Schenker

Podsumowaniem spotkania była debata z udziałem ekspertów: Magdaleny Warzybok z AON Hewitt i prof. Czesława Szmidta z ALK. Dyskusję prowadziła Patrycja Michońska-Dynek z radia Plus.

W Forum uczestniczyło 76 osób (rekordowa). Spotkania odbywają się w formule pracodawcy-pracodawcom, co oznacza, że prelegentami są przedstawiciele pracodawców, a na sali uczestnikami są również przedstawiciele pracodawców. Forum odbywa się raz w roku. Stałymi patronami Forum jest miesięcznik „Personel Plus” oraz wortal markapracodawcy.pl

Efektem wystąpień na Forum były wywiady przeprowadzone z Robertem Ogórem, prezesem Ambra SA i Dagmarą Głowacką z Kongsberg Automotive, które zostały opublikowane na łamach książki „Praktyka employer brandingu.Rozmowy z menedżerami” w 2016 roku. 

Ważne wnioski podsumowujące Forum i debatę:

  • komunikacja wewnętrzną ma sprzyjać informowaniu pracowników na temat rozwoju firmy, jej zasad etycznych i tego skąd są jej korzenie (Ambra SA), 
  • komunikacja wewnętrzna oznacza proces ciągły, regularny, tak by dotrzeć do każdego zainteresowanego pracownika (Future Processing), 
  • komunikacja wewnętrzną oznacza również tworzenie kontraktów wewnętrznych (K2), czyli zestawu reguł postępowania w firmie,
  • komunikacja wewnętrzną oznacza spisanie zwyczajów związanych z komunikowaniem się za pomocą e-maili (Kronsberg Automotive),

Jeśli interesuje Cię ten temat to przeczytaj też: 

Selektywna komunikacja wewnętrzna – co to takiego?

Obejrzyj nagranie – podsumowanie Forum 

Bardzo dziękuję za dzień pełen inspiracji za doskonałą organizację i ciekawych ludzi, których dzięki Tobie poznaję. Bardzo sobie cenię Twoje spotkania i jestem dumna, że mogę być na nich prelegentem.

Izabella Mikołajczyk

Dyrektor HR, K2

Podziel się swoją opinią

Leave this field blank
Proszę napisz co Cię interesuje, a czego nie znalazłaś na mojej stronie.