Zaczynamy współpracę z konsultantem
W 2003 roku przygotowałam tekst „Zaczynamy współpracę z agencją PR”, który został opublikowany na stronie PSPR. Wzbudził wiele pytań.
Po latach wracam do tematu.
Sama jestem konsultantem PR & EB, badaczem organizacji i od czasu do czasu otrzymuję zaproszenie na spotkanie, które nierzadko jest początkiem długotrwałej współpracy. Mam wyjątkowych klientów, to osoby, z którymi współpracuję wiele lat – średnio 7-8 lat, z klientem-rekordzistą ponad 13 lat!
Poznaj mnie lepiej – wejdź TUTAJ
Przez ten czas nauczyłam się, że na samym początku współpracy trzeba omówić kilka zasadniczych kwestii.
Często spisuje się je w formie zlecenia czy umowy o współpracy, ja dodatkowo lubię jeszcze omówić je na spotkaniu (ostatnio online).
Jako klient zazwyczaj swoje oczekiwania względem konsultantów spisujesz w formie tzw. briefu lub zapytania ofertowego.
W dokumencie tym są informacje, które uznajesz za istotne do wykonania powierzonego zadania przez konsultanta. Jest tam mowa o celu, terminie wykonania, grupie docelowej, KPI-ach, kosztach.
Upewnij się, że w tym dokumencie znajdą się również odpowiedzi na poniższe pytania:
- dlaczego ten projekt / zadanie jest ważne dla Twojej firmy,
- jakiej zmiany oczekujesz, opisz jak zmieni się życie firmy po zakończeniu projektu,
- jakie są cele PR-owe, HR-owe i employer brandingowe,
Opowiedz o swojej firmie, opowiedz o swojej pracy.
Lubię słuchać klientów, którzy z energią opowiadają o swojej firmie, tym czym się zajmuje, jaka jest jej historia, jakie odnoszą sukcesy, z czego dumni są jej pracownicy oraz dlaczego mój rozmówca zdecydował się na pracę w tej konkretnej firmie.
Pozytywna energia wyzwala dużo nowej pozytywnej energii. A ja lubię swoją pracę.
Trudno jest realizować projekt, który jest prowadzony przez osobę, która jest zrezygnowana. Trudno będzie ją przekonać i pokazać inne spojrzenie (zewnętrzne) na dany temat.
Odpowiedz na pytanie dlaczego potrzebujesz pomocy zewnętrznej konsultanta.
Ta wiedza jest szczególnie ważna, by wyjaśnić sobie na samym początku w jakiej roli ma występować konsultant.
- Konsultant może być tłumaczem, osobą która wyjaśnia jak będzie przebiegać zmiana, na co trzeba się przygotować, co może pójść nie tak. Sam nie podejmuje decyzji w firmie klienta, ale jest zawsze obok, by udzielać odpowiedzi na pytania i by ostrzegać przed potencjalnym błędem.
- Inna rola to opiekun-asystent. Klient sam podejmuje decyzje, ale potrzebuje drugiej pary rąk. Pracy jest sporo, czasu mało więc konieczna jest zewnętrzna pomoc osoby doświadczonej, której nie trzeba wdrażać w projekt zbyt długo.
- Konsultant może też być chirurgiem-inżynierem. Jego rola polega na zaplanowaniu i prowadzeniu projektu. Pracuje wraz z wyznaczoną osobą w firmie klienta, która uczy się nowych umiejętności. Może podejmować drastyczne decyzję – zrezygnować z obowiązującej strategii, by wdrożyć zupełnie nową. Z czasem to ona przejmie pałeczkę i sama poprowadzi kolejne projekty.
Ustal ramy współpracy.
Mam na myśli takie kwestie jak:
- czy został wybrany sposób prowadzenia projektu (design thinking, agile, eksperyment itp.),
- czy zostały wybrane mierniki, według których projekt zostanie oceniony przez zarząd (KPI, OKR, itp.),
- ile osób ze strony klienta jest zaangażowanych w projekt i jaka jest ich rola,
- kto podejmuje decyzje po stronie klienta i w jakim czasie,
- czy klient lub konsultant może wypowiedzieć współpracę przez zakończeniem projektu.
Ustal kwestie dotyczące praw autorskich.
Konsultanci korzystają z autorskich rozwiązań. W moim przypadku są to ankiety dotyczące audytu pracodawcy, scenariusze szkoleń i warsztatów, scenariusze wywiadów , kwestionariusze badań opinii pracowników, kultury organizacji, szablony pracy, prezentacje.
W każdej umowie spisuję wspólne ustalenia dotyczące praw autorskich, w tym pól eksploatacji.
Ustal wynagrodzenie za projekt.
Są różne sposoby wyceny zaangażowania konsultantów:
- na podstawie stawki godzinowej,
- jako ryczałt za projekt, uwzględniający limit planowanych godzin pracy.
Konsultant może też otrzymywać prowizję na usługi osób trzecich – za pracę studia graficznego, fotografa, tłumacza, copywritera i korektora tekstów, projektanta strony internetowej, kuriera, jak również zwrot kosztów takich jak dojazd do klienta i zakwaterowanie n czas trwania projektu.
Równie ważne jest ustalenie terminu płatności. W przypadku konsultantów mowa jest o 7-, 14-dniowym terminie płatności. Dłuższe terminy płatności oznaczają, że to konsultant kredytuje swojego klienta.
Ustal ramy czasowe pracy konsultanta.
Trzeba zadbać o poszanowanie równowagi życia osobistego i zawodowego konsultanta. Przyjmuje się, że konsultant pracuje w dni powszednie w godzinach 09.00-17.00. Trzeba ustalić jaki procent czasu pracy tygodniowo konsultant poświęca na dany projekt.
To ćwiczenie ma na celu zweryfikowanie czy dobrze obliczono czas niezbędny na realizację projektu i czy konsultant faktycznie jest dyspozycyjny w zakładanym czasie.
Ustal kwestie związane z poufnością.
Obie strony powinny z góry ustalić jakie informacje konsultant i klient mogą udostępniać poza własną firmą.
Dobrze jest ustalić:
- czy konsultant ma prawo wymienić nazwę klienta lub logo klienta, zdjęcia klientów na swojej stronie internetowej jako firmę, dla której pracował,
- czy klient ma prawo publikować dokumenty przygotowane przez konsultanta (prezentacje, zdjęcia, raporty, ankiety, analizy, wnioski) na swojej stronie, w mediach społecznościowych lub przekazywać te dane osobom trzecim.
Te ustalenia nie dotyczą listów referencyjnych, które otrzymuje konsultant po zakończeniu projektu.
Ustal sposób aktualizacji informacji.
Doskonale sprawdzają się cotygodniowe podsumowania dotyczące projektu. Mogą to być podsumowania e-mailem, rozmowy telefoniczne czy spotkania online. Z doświadczenia wiem, że każdy projekt szybko się zmienia i dlatego warto wpisać na stałe spotkania podsumowujące.
Ustal jakie są kryteria wyboru konsultanta.
Na pierwszym zapoznawczym spotkaniu klient powinien poinformować jak dokona wyboru konsultanta:
- czy na podstawie ceny,
- czy na podstawie doświadczenia konsultanta,
- czy na podstawie referencji / polecenie przez osobę, z którą już współpracuje,
- czy na podstawie poczucia dopasowania konsultanta do organizacji i do projektu.
Jeśli wybór uzależniony jest od wymogów formalnych jak:
- forma prawna (musi być spółka kapitałowa a nie działalność gospodarcza),
- lokalizacja (konsultant musi mieć siedzibę w danym województwie)
to koniecznie opowiedz o tym na pierwszym spotkaniu.
Wspomnę jeszcze o dwóch dobrych praktykach współpracy. Warto zaplanować spotkanie integracyjne dla wszystkich uczestników projektu – to pozwala lepiej się poznać.
Podobnie warto zaplanować spotkanie podsumowujące, po zakończeniu projektu, by wymienić się informacjami czego się nauczyliśmy.
Ja mam jeszcze jeden zwyczaj – najpierw organizuję 15-minutową rozmowę z klientem, to pozwala poznać się i stwierdzić czy jest chemia między nami.
Zapraszam do współpracy – powiedz mi co mogę dla Ciebie zrobić. LINK
Polecam Twojej uwadze:
