Przepisy prawne w employer brandingu 

Prowadzisz działania employer brandingowe w imieniu swojego pracodawcy, a więc powinieneś znać kluczowe przepisy prawne dotyczące wizerunku, prawa autorskiego i prawa prasowego.

Działania wizerunkowe stanowią ważny elementy budowania marki pracodawcy.

Do najpopularniejszych działań wizerunkowych należą:

• przygotowanie i prowadzenie strony internetowej pracodawcy, w szczególności zakładki kariera
• przygotowywanie i publikowanie artykułów na własnej stronie internetowej (zakładka aktualności)
• przygotowywanie i publikowanie postów w mediach społecznościowych
• przygotowywanie i publikowanie ogłoszeń o pracę
• przygotowywanie komentarzy dla mediów i dla blogerów
• przygotowywanie publikacji jak raporty roczne, broszury, ulotki
• przygotowywanie filmów korporacyjnych i rekrutacyjnych / employer brandingowych
• przygotowywanie dyplomów dla zwycięzców w konkursach dla pracowników

Każda wymieniona czynność wymaga przygotowania pewnej koncepcji kreatywnej, a następnie wykonanie pewnej  pracy, które stanowi dzieło.

Po rozmowach z moimi klientami spisałam najczęściej pojawiające się pytania dotyczące kwestii prawnych. Publikuję tutaj tylko podstawowe informacje, jeśli masz dodatkowe pytanie skonsultuj się z prawnikiem, by uzyskać konkretną odpowiedz na Twoje pytania. Moim celem jest zwrócenie Twojej uwagi na kwestie ważne, by uniknąć kłopotów.

1. Kto jest właścicielem dzieł wykonanych przez pracownika firmy?

Pracodawca jest właścicielem praw do dzieł, utworów wykonanych przez pracownika (czyli osobę na etacie, na umowie o pracę – art. 2,3,29 kodeksu pracy), który przygotowuje takie materiały w ramach swoich obowiązków. Dotyczy to zatem pracownikow działów marketingu, PR, komunikacji którzy przygotowują teksty i samodzielnie opracowują proste grafiki.

Natomiast jeśli pracodawca nie ma działu marketingu, a prace zleca na zewnątrz agencji reklamowej i agencji social mediowej, to konieczne jest zawarcie specjalnej umowy i umieszczenie w niej informacji kto jest właścicielem praw do utworu, na jakich zasadach te prawa są przekazywane pracodawcy.

Pamiętaj też, że publikując w social mediach posty ze zdjęciami, grafikami to masz wszelkie prawa do tych dzieł. LinkedIn i Facebook korzystają z tych materiałów dlatego, ze zaakceptowałaś regulamin serwisu internetowego, w którym zawarto informację o tym, że udzieliłaś bezpłatnej licencji do tych materiałów serwisowi.

Podzielę się z Tobą jeszcze przykładem mojego klienta. Wykonawca zbudował stronę internetową dla firmy / pracodawcy, ale nie wyraził zgody na dokonanie jakichkolwiek modyfikacji. Po kilku tygodniach pracodawca chciał dodać nowe zdjęcia, podstrony i okazało się, że pojawił się problem.

Ważne – ustawa prawo autorskie:
Art. 12. 1. Jeżeli ustawa lub umowa o pracę nie stanowią inaczej, pracodawca, którego pracownik stworzył utwór w wyniku wykonywania obowiązków ze stosunku pracy, nabywa z chwilą przyjęcia utworu autorskie prawa majątkowe w granicach wynikających z celu umowy o pracę i zgodnego zamiaru stron.
2. Jeżeli pracodawca, w okresie dwóch lat od daty przyjęcia utworu, nie przystąpi do rozpowszechniania utworu przeznaczonego w umowie o pracę do rozpowszechnienia, twórca może wyznaczyć pracodawcy na piśmie odpowiedni termin na rozpowszechnienie utworu z tym skutkiem, że po jego bezskutecznym upływie prawa uzyskane przez pracodawcę wraz z własnością przedmiotu, na którym utwór utrwalono, powracają do twórcy, chyba że umowa stanowi inaczej. Strony mogą określić inny termin na przystąpienie do rozpowszechniania utworu.
3. Jeżeli umowa o pracę nie stanowi inaczej, z chwilą przyjęcia utworu pracodawca nabywa własność przedmiotu, na którym utwór utrwalono.

2. Pracodawca odpowiada za pracę swoich pracowników

To ważne, jeśli odpowiadasz za przygotowanie publikacji na firmową stronę internetową i do social mediów, upewnij się jak pracownik przygotował materiały. Upewnij się, że ani test, ani zdjęcie czy grafika nie zostały skopiowane bezprawnie z innych stron, portali, blogów, książek, artykułów prasowych.

Pamiętaj, że każdy tekst, zdjęcie, film, grafika opublikowane w internecie ma swojego autora. Wprawdzie autor może udzielić licencji płatnej lub bezpłatnej na wykorzystanie swojego dzieła przez inne osoby.

3. Zadbaj o zgodę na wykorzystanie wizerunku pracowników przed publikacją

Jeśli przygotowujesz kampanię wizerunkową, w ramach której chcesz opublikować zdjęcia poszczególnych pracowników na plakacie, w poście w social mediach, na filmie to najpierw uzyskaj pisemną zgodę na wykorzystanie wizerunku swojego pracownika. Pamiętaj też, że pracownik może zmienić zdanie i odwołać swoją zgodę. Dlatego trzeba zadbać o sporządzenie umowy na piśmie przed rozpoczęciem prac kreatywnych i przed publikacją, by uniknąć niepotrzebnych dodatkowych kosztów.

Prawo do wizerunku jest dobrem osobistym, kwestie te reguluje kodeks cywilny.

4. Korzystaj z prawa cytatu

Jeśli chcesz pochwalić się na swojej stronie internetowej lub na profilu pracodawcy w social mediach, że właśnie opublikowany został artykuł na temat Twojej firmy – możesz to zrobić podając link do strony autora (blogera, redakcji, serwisu, twórcy filmy w serwisie YouTube czy Vimeo). Jeśli jednak jest to artykuł wydrukowany w periodyku, to możesz wstawić notkę (2-3 zdania własnego podsumowania) lub przepisać tytuł i wstęp z artykułu na swoim profilu / na swojej stronie odsyłając po więcej informacji do źródła. Nie możesz jednak opublikować całego artykułu (jako skan lub zdjęcie) bez pisemnej zgody redakcji tegoż periodyku na swojej stronie czy na swoim profilu.

Koniecznie przeczytaj więcej wskazówek związanych z korzystaniem z prawa prasowego, prawa autorskiego.

Pamiętaj, że notka prasowa opracowana na potrzeby mediów nie jest dziełem w rozumieniu prawa autorskiego.

5. Monitoruj opinie publikowane w serwisie opinii o pracodawcach

Każdy pracodawca powinien monitorować wpisy, jakie publikowane są na forach dyskusyjnych. Jeśli opinie są nieprawdziwe i krzywdzące, mogą wpływać na wizerunek firmy. Pamiętaj, że nikt w internecie nie jest anonimowy, a Ty jako pracodawca musisz chronić swoje dobre imię (czyli swoje dobro osobiste). W takiej sytuacji skorzystaj z porady prawnika i doświadczonego PR-owca.

6. Wyznacz osoby, które mogą wypowiadać się o firmie

Zazwyczaj to prezes lub rzecznik firmy wypowiada się w mediach, komentując pytania dziennikarzy. Ale prezes może upoważnić też inne osoby – na przykład dyrektora HR, dyrektora zakładu, by wypowiedział się na temat związany bezpośrednio z jego pracą. Takie praktyki wynikają bezpośrednio ze stosowania prawa prasowego.

Ale oraz częściej pracodawcy chcą, by pracownicy byli ambasadorami firmy i by oni również wypowiadali się na temat swojego pracodawcy na targach pracy, na spotkaniach na uczelniach czy komentując publikacje swojego pracodawcy w mediach społecznościowych. Mówimy wówczas o „employee advocacy”. Zanim jednak zaprosisz swoich kolegów do współpracy koniecznie zadbaj o ich przeszkolenie i wyjaśnienie im jaką rolę pełnią i co mogą komentować.

Właśnie na ten temat rozmawiam z ekspertem prawa autorskiego mecenasem Bartoszem Gajkiem. Możesz też uzyskać więcej informacji na jego blogu https://naratunekkreatywnym.pl 

Posłuchaj naszej rozmowy online. 

Photo by Good Good Good on Unsplash