O komunikacji wewnętrznej w firmie

Jakże często organizacje stawiają sobie za cel poprawę komunikacji wewnętrznej. Praktycznie każda organizacja komercyjna i niekomercyjna dochodzi do wniosku, że jest ciągle wiele do zrobienia w zakresie komunikacji. Dlaczego? Gdyż organizacje tworzą ludzie, którzy aby funkcjonować muszą przekazywać i odbierać setki komunikatów dziennie. I nikomu to zadanie nie wychodzi perfekcyjnie.

Najpierw przypomnijmy sobie wyniki badania na temat employer brandingu Kalitero z 2012 roku. Pytaliśmy menedżerów (n=100) o to jakie działania podejmują w zakresie komunikacji wewnętrznej.

Okazało się, że najpopularniejszymi działaniami komunikacyjnymi w firmie były:

• spotkania formalne z kierownictwem (44%),
• nieformalne spotkania (29%)
• tablice ogłoszeń (26%)
• gazetka firmowa (11%)
• ankieta satysfakcji pracowniczej (5%)
• intranet (4%)

Od 2012 roku wiele się zmieniło. Przede wszystkim jest znacznie więcej narzędzi umożliwiających komunikację wewnętrzną. Oto kilka z nich:

• ankiety online umożliwiające szybkie zbieranie opinii na temat: satysfakcji, zaangażowania, kultury organizacji, poczucia szczęścia w pracy, 
• projekty międzywydziałowe grupujące osoby z różnych działów, poziomów władzy w firmie, z różnym doświadczeniem zawodowym,
• gry i projekty oparte na grywalizacji, 
• wewnętrzny blog firmowy, najczęściej publikowane są na nim materiały przygotowywane przez zarząd i dział komunikacji wewnętrznej, 
• wywiady indywidualne i grupowe, jako zródło wiedzy o opiniach pracowników,
• konkursy firmowe ukierunkowane na podnoszenie innowacyjności i kreatywności w firmie, 
• wybór przestawicieli pracowników jako rzeczników pracowników. 

Warto wspomnieć o rozwiązaniu zastosowanym w Providencie czyli o parlamencie pracowniczych (na wzór parlamentów narodowych), w których biorą udział przedstawiciele pracowników. 

Firmy, które wdrożyły kodeksy etyczne musiały też pomyśleć o wdrożeniu infolinii zewnętrznej (zazwyczaj obsługiwanej przez kancelarię prawną), na która można zgłosić przypadki dyskryminacji i mobbingu. 

Oprócz nich jest szeroka gama aplikacji online, które pomagają organizować pracę w firmie, wymienić się opiniami, pomysłami, ale też są wykorzystywane do komunikacji wewnętrznej – jak Slack, Confluence, Trello, Slideshare i wiele innych. Uwaga to rozwiązanie sprawdza się tylko w firmach biurowych, tj. zatrudniających pracowników pracujących przy biurkach i mających do swojej dyspozycji indywidualne komputery. 

Tematy poruszane w komunikacji wewnętrznej 

Tu są znaczne różnice w opinii zarządu i poszczególnych pracowników. 

O ile zarząd chce skupiać się na przekazywaniu informacji o:

• inwestycjach, 
• pozycji rynkowej, 
• wyzwaniach biznesowych, 
• nagrodach i dyplomach,
• wywiadach, których udzielił prezes i członkowie zarządu, 
• wypracowanych zyskach 

to z mojego doświadczenia wynika, że zarząd rzadko porusza tematy związane z programami na rzecz pracowników, wspieraniu pracowników, dziękowaniu im za pracę i kreatywność. 

Natomiast pracownikom zależy na tych informacjach, które dotyczą ich pracy, ich wynagrodzenia i warunków wykonywania pracy. Chętnie dowiedzą się:

• jak wygląda polityka płacowa,
• jakie benefity materialne i niematerialne oferuje pracodawca, 
• jakie programy rozwojowe są dostępne i dla kogo, na jakich zasadach, 
• czy otrzymają lepszy sprzęt i kiedy, 
• jakie są wyniki badania satysfakcji, zaangażowania czy kultury organizacji, 
• kiedy otrzymają odpowiedzi z zarządu na swoje pytania, 

Lista tematów nie wyklucza się. Zadaniem działu komunikacji jest poznac potrzeby, problemy i oczekiwania dwóch stron: zarządu jako przedstawiciela pracodawcy i pracownikow.