Zarządzanie e-mailami a wizerunek pracodawcy
Tak to ma sens. Wysyłanie mejli to sztuka korespondencji, ma znaczenie treść, forma oraz czas wysyłki. Przecież obecnie pracownicy biurowi korzystają z systemów pocztowych umożliwiających odbieranie mejli nie tylko na firmowym komputerze, ale i na smartfonie lub tablecie.
Nocne i weekendowe mejle
Jesteś menedżerem. Jest niedziela wieczór. Wiesz, że jutrzejszy poniedziałek (podobnie jak w miniony piątek) masz od świtu do popołudnia spotkania. Odpowiedzialność nakazuje ci, aby przekazać swojemu zespołowi wytyczne, tak aby wszyscy mogli od rana ruszyć z robotą. Napisanie do nich mejla – teraz w niedzielę wieczorem – zabierze ci maksymalnie kwadrans. Co robisz?
Może przypominasz sobie, że weekend to czas relaksu dla ciebie i podopiecznych i nie ma mowy o dotykaniu spraw zawodowych? Tak, to prawda, ale przez resztę wieczoru na niczym nie możesz się skupić, bo tak bardzo chcesz zadbać o swoją równowagę życiową, że mało nie wybuchniesz z napięcia. No dobrze, lepiej usiąść i napisać mejla, wysłać i mieć już resztę wieczoru dla siebie i rodziny, a rano skupić się na spotkaniach?
Otóż jako ekspert od efektywności, muszę poinformować, że żadne z dwóch zachowań nie jest dobrym rozwiązaniem. Koszt stresu powstrzymywania się od napisania mejla przerasta zdroworozsądkowe poświęcenie piętnastu minut ze swojego czasu na relaks. No ale postaw się teraz w roli swojego pracownika, który w niedzielę o godzinie 20.00 dostaje sygnał, że szef coś napisał. I zaczyna się zastanawiać: „a może powinienem odpisać”?. „jak nie zareaguję, to pomyśli, że nie jestem zaangażowany”?. „ten mój szef niby taki zorganizowany, a pracuje weekendami”. „sprawdzę tylko ten załącznik”. Zdarza się nawet, że pracownicy się zdzwaniają i ustalają jaką postawę przybrać. No i wieczór mają z głowy. Jako menedżer musisz wiedzieć, że wysyłając mejle w nietypowych porach, narażasz swoją reputację na szwank. Ale najgorsze jest to, że naprawdę rujnujesz weekendy i wieczory swoich pracowników. A jak to wpływa na budowanie wizerunku firmy?
Dostępne rozwiązanie w zasięgu ręki
Jak zatem postępować? Przyznam, że będąc menedżerem też wysyłałam mejle późną porą, ale na szczęście kultura feedbacku w moim zespole zadziałała, dowiedziałam się dość szybko jak bardzo szkodzę innym i sobie wysyłając mejle o godzinach, które mogłyby sugerować, że coś nie może zaczekać do jutra. Nie chciałam jednak też fundować sobie stresu polegającego na tym, że będę w głowie mielić przez cały wieczór sprawę, którą mogę zrobić od razu w kwadrans.
Dzielę się zatem prostą metodą, która jest prostym rozwiązaniem, poważnego i powszechnego problemu menedżerów i ich zespołów. Nie możemy udawać, że sprawy prywatne i zawodowe w pewnych zdroworozsądkowych granicach nie przenikają się. Żyjemy w erze smartfonów, które przez rzadko kogo są wyłączane po pracy. Dlatego najlepszym, a jednocześnie banalnie prostym sposobem w takich sytuacjach jest skorzystanie z opcji opóźnionego dostarczania maili. Outlook daje nam możliwość ustawienia daty i godziny, w której chcemy, aby mejl opuścił naszą skrzynkę. Np. dopiero w poniedziałek rano.
Temat wysyłania mejli w porach nietypowych doczekał się swoich uregulowań prawnych we Francji. Sądzę, że ustawa nie zastąpi zdrowego rozsądku, ale może wymusić zachowania, które nas wspierają w byciu efektywnym. Od 1 stycznia 2017 roku, pracodawcy we Francji są zobligowani do wynegocjowania zakresu godzinowego, w którym pracownicy nie będą ani odbierać ani wysyłać mejli ze skrzynki służbowej. Nie będą też odbierać telefonów. Pozostaje mieć nadzieję, że dla większości osób, które czytają ten artykuł, wydaje się to być zdroworozsądkową normalnością.
Grażyna Wróblewska
